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“三问三答”，跑好公文运转“第一棒”

原创 郑礼 秘书工作 2024-04-18 07:01 北京

全文字数：2090字

预计阅读时间：5分钟

办公厅办文处室在做好公文审核把关的同时，应正确看待与报文部门之间的关系，通过“三问三答”厘清思路、压实责任、传导压力，从源头发力跑好公文运转“第一棒”。

问:

办公厅办文处室和报文部门的关系应该“怎么看”？

报文部门与办公厅办文处室职责不同，但都是为了紧抓快办履行报审程序，理应互相支持、通力合作。

一方面，要与人为善、立己达人。以真诚和耐心赢得报文部门信任，以专业和细致赢得报文部门认可，让他们敢说真话、愿说真话，从而充分了解报文背景和真实意图，更好地研判把握报文必要性。

应强化服务意识，审核过程中遇有存疑之处，要与报文部门充分沟通，对确需修改的内容明确理据，尽可能一次性反馈具体审核意见，杜绝盲目性、随意性，避免反复修改增加报文部门负担。

坚持效果导向，注意表达方式，设身处地为报文部门着想，争取理解和配合，激发报文部门提高“产品质量”的内生动力，减少“返厂维修”的情况，合力提升公文运转质效。

另一方面，要一丝不苟、小心求证。发扬严谨求实的工作作风，克服经验主义，破除惯性思维，简单件不能“简单处理”，例行件不能“例行公事”。

把握好顺报和分报、专报和信息、裸件和正式件的关系，准确识变、科学应变、主动求变，不断改进优化，实现效率和效果相统一。

对于文件中提到的或沟通中反馈的领导批示、征求意见、法律审核、会议研究等情况，要强化取证意识、明确佐证材料，以批示件、意见回函、会议纪要等为依据；对于反映的领导同志口头要求，要通过多种渠道核实确认，确保报送的文件和提供的信息真实、准确、全面。

问:

部门报文时应该“怎么干”？

为避免因反复修改、重复签报给报文部门造成不便，我们探索实行“裸件预审”机制：知悉相关部门报文意向后，主动上手、提前介入，与报文部门进行工作层面沟通，审核修改并达成一致后，将未加盖部门公章的裸件呈报市领导，待同意后再由报文部门正式盖章报送。

但由此带来的问题是，一些报文部门对裸件重视不够、审核不严，甚至没有经过主要负责同志把关就上报，有的还存在不少低级错误，增加了预审工作的难度。

为此，需向报文部门明确“裸件预审省去的是部门‘一把手’签批环节而非审核环节”这一要旨，提示“裸件是要呈报市领导预审的，如果部门‘一把手’不知情，一旦被领导问询会造成工作被动”这一关键，促使其提高重视程度，加强内部审核。

同时，要指导督促报文部门注意5个常规事项和2个特殊事项：

常规事项：

1.报文部门办公室要切实发挥好综合审核作用，重点看公文要素是否齐全、数据是否准确、表述是否规范、语言是否简练等；文件中的数据应反复校核，确保真实准确；扫描后的电子文件要清晰、工整，无歪斜、模糊、漏页、错页、空白页等问题。

2.涉及多部门职责任务的，牵头部门应充分征求意见，有意见分歧的逐级协调，重要问题“一把手”亲自协调；涉及财政资金、机构设置、人员编制等重要事项，应与相关主管部门达成一致，将征求意见反馈函随文上报。

3.应充分考虑、审慎研判文件在意识形态、社会稳定、舆论舆情等方面存在的风险隐患，按规定严格履行合法性审核、公开征求意见、社会稳定风险评估、舆情风险评估等程序，相关要件随文上报。

4.对于有时限要求的文件，应主动报备、倒排工期，抓紧一切时间往前赶，为办公厅审核和市领导签批预留充足时间。

5.报文后要通过电话或其他方式告知，便于及时查收办理，非紧急公文原则上不在非工作时间报送。

特殊事项：

1.在“裸件预审”模式下，业务处室可直接报文，无须经过本部门办公室，便于提高效率；但正式报文须落实制度规定，由办公室履行报审程序，统一出口、确保质量。

2.即时性信息报送市政府总值班室的同时，发送办公厅对口工作处，在不影响报送时效的前提下加强审核把关，尤其是把好政治关，确保表述精准，符合中央精神和市委、市政府要求。

问:

问题屡说无效时，办公厅办文处室应该“怎么办”？

对于办公厅办文处室来说，加强指导推动，让报文部门强化主体责任意识、自觉提高报文质量也是分内之事。

找准问题症结“靶向施策”。对于连续出现报文质量问题的部门，应加大帮扶力度，通过多种方式加强沟通交流，了解其力量配备、工作流程、内审机制，设身处地帮助其想办法、出主意，推动夯实工作基础。

激励约束并重“精准引导”。将报文质量与审核顺序挂钩，同等条件下优先审核质量较高的文件，“质优先审”；对于总体质量不高、低级错误较多的文件，暂停“裸件预审”，要求正式盖章报送，倒逼报文部门提高重视程度、加大审核力度。

开展联合办公“督帮一体”。对于事项复杂、存疑较多的文件，与报文部门业务处室共同修改，加强靠前指导，身体力行引导带动部门提高报文质量。

加强错情反馈“以案促改”。建立文件错情台账，如实记录审核过程中发现的问题，定期梳理，分类统计，共性问题统一发送工作提醒，个性问题点对点及时反馈，利用部门办公室主任碰头会或上门调研服务开展错情分析，举一反三促进改进提升。

（作者单位：天津市政府办公厅）

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